Hockey Club Essen 1899 e.V.
Datenschutzerklärung
1 NAME UND KONTAKTDATEN DES FÜR DIE VERARBEITUNG VERANTWORTLICHEN SOWIE DES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN
1.1 Verantwortlicher
HC ESSEN 1899 e.V.
c/o Thorsten Feldt
Dinnendahlstraße 27
45136 Essen
E-Mail: info@hce99.de
1.2 Datenschutzbeauftragter
Markus Rüsing
E-Mail: mr@hce99.de
Präambel
Der Hockey Club Essen 1899 e.V. (nachfolgend kurz HCE) verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Mitgliederverwaltung, der Organisation des Spielbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend kurz DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (nachfolgend kurz BDSG) zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Hockey Club Essen die nachfolgende Datenschutzerklärung.
§ 2 Allgemeines
Der HCE verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Spielbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in Dateisystemen, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die DSGVO, das BDSG und diese Datenschutzerklärung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 3 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Der HCE verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der HCE insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, kpl. vollständige Adresse, Geburtsdatum, Datum des Vereinseintritts, Abteilungs- und/oder Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindungsdaten, ggf. Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein und ggf. die Zuordnung gem. Beitragsordnung.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu Sport-Fachverbänden (z.B. DHB, WHV, LSB) und kommunalen Einrichtungen (z.B. Essener Sportbund, Sport- und Bäderbetriebe), werden personen-
bezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit eine Berechtigung dazu besteht
(z.B. Spielbetrieb, Spielerpass, Lizenz, Zuschüsse).
§ 4 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, im Vereinsmagazin und in Internetauftritten veröffentlicht und auch an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen wie:
Teilnahme am offiziellen Spielbetrieb, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des HCE werden Daten der Vorstands-Mitglieder, der Fachausschüsse und spezifischen Aufgaben, Spieler-/innen, Trainer-/innen, Betreuer-/innen u.a. mit Vorname, Nachname, Funktion, Telefonnummer und E-Mail-Adresse veröffentlicht.
§ 5 Zuständigkeiten im HCE für die Datenverarbeitung
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort „Vorstand Verwaltung“ zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Erklärung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Ressortleiter „Vorstand Verwaltung“ stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 6 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Veranstaltungsteilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiter-/innen im Verein (z.B. Vorstand, Fachausschüsse, Trainer-/innen, Betreuer-/innen) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 7 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der HCE einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 8 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiter/-innen im HCE, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands und der Fachausschüsse, Trainer/-innen, Betreuer/-innen), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 9 Datenschutzbeauftragte/r
Sofern im HCE mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein eine/n Datenschutzbeauftragte/n zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.
§ 10 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der HCE unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Webteam. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Webteam, Vorstand Verwaltung und den Administrator vorgenommen werden.
2. Der Ressortleiter Webteam ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstandes nach § 26 BGB und des Ressortleiters Webteam. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Webteam weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Webteam, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen.
Die Entscheidung des Vorstandes nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
§ 11 Google Maps
Wir binden die Landkarten des Dienstes “Google Maps” des Anbieters Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, ein. Zu den verarbeiteten Daten können insbesondere IP-Adressen und Standortdaten der Nutzer gehören, die jedoch nicht ohne deren Einwilligung (im Regelfall im Rahmen der Einstellungen ihrer Mobilgeräte vollzogen), erhoben werden. Die Daten können in den USA verarbeitet werden. Datenschutzerklärung: https://www.google.com/policies/privacy/, Opt-Out: https://adssettings.google.com/authenticated.
§ 12 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Erklärung
1. Alle Mitarbeiter/-innen des HCE dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzerklärung können geahndet werden.
§ 13 Inkrafttreten
Diese Datenschutzerklärung wurde durch den Gesamtvorstand des HCE beschlossen und tritt mit der Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.
Quelle: LSB NRW (www.vibss.de)
Stand: 05/2018